La técnica Pomodoro para optimizar tu tiempo de trabajo en un proyecto o estudio

La técnica "pomodoro" fue concebida originalmente un método de estudio, pero que tranquilamente se puede aplicar en un contexto como el de bomberos. En este articulo les presentaré este potente método para gestionar y optimizar tus tiempos de trabajo de manera más eficiente.

Con todas las responsabilidades que solemos tener dentro de nuestro día a día como bomberos, en muchas ocasiones no disponemos del suficiente tiempo (y energía) para llevar adelante un proyecto o para realizar una tarea (sobre todo cuando implica estar mucho tiempo -tiempo tedioso y agotador- frente a la computadora) . Con todo esto, hay que agregar que con las intervenciones que tenemos y con otras actividades que debemos hacer se dificulta un poco dedicarle tiempo de calidad a escribir, planificar algún proyecto o estudiar.

Esta técnica fue inventada por un estudiante universitario llamado Francesco Cirillo en la década del 80. A él y al igual que muchos de nosotros, se le presentaba la dificultad de concentrarse y era propenso a procrastinar (1) al momento de tener que llevar adelante una actividad afectando su desempeño académico. Por este motivo, decidió modificar su forma de encarar las tareas que debía realizar. Su estrategia fue hacer un buen uso del tiempo teniendo periodos de trabajo breves para evitar que su concentración decaiga. A partir de pequeños "bloques" o etapas de trabajo de 25 minutos, mejoró considerablemente su funcionalidad. Él llamó a esta técnica "Pomodoro" (tomate en italiano) ya que para controlar el tiempo usó un temporizador de cocina con forma de tomate.

Este método de organización es sencillo de realizarlo y sobre todo eficaz. Muchos estudiantes y profesionales lo utilizan para llevar adelante sus tareas, aunque esta técnica no es tan conocida en el ámbito de bomberos y espero que les sea sumamente útil para el trabajo de ustedes.

Pasos para aplicar este método

1- Determinar qué tarea quiere completar. Ponerse UN solo objetivo. Por ejemplo:

- Leer este capitulo del manual.

- Armar la clase de extintores.

- Hacer el inventario de las herramientas de los móviles.

- Redactar un informe.

- Estudiar para un examen.

Para que el método funcione no se deben realizar varias tareas a la vez, se deben concentrar en un solo objetivo a llevar adelante.

2- Eliminar las distracciones.

Es necesario reducir los posibles distractores al máximo. Para ello, antes de comenzar se tiene que buscar que no estemos o no hayan objetos a nuestro alrededor que nos vayan a interrumpir

3- Tener todo el material que se va a utilizar preparado antes de empezar.

Si el objetivo es optimizar el tiempo y la concentración, por lo tanto hay contar con todo aquello que vayamos a necesitar previamente disponible para su utilización.

4- Tener un temporizador o cronometro para delimitar los tiempos.

Aplicación

Tan pronto empiece, deberá trabajar un bloque de 25 minutos enfocado en el proyecto en el que esté trabajando. Una vez que suena el temporizador, tendrá un breve receso para hacer lo que quieras, ir al baño, comer algo, hacer un café, etc. Solo dura 5 minutos.

Allí continuará con el siguiente bloque de trabajo de 25 minutos y a esto le sigue un receso de 5 minutos más. Esto se repite 5 o 6 veces según la actividad que estés realizando. Antes de comenzar el último bloque de trabajo se debe realizar un periodo de descanso más extenso de media hora.

Así es como quedaría organizado el tiempo utilizando este método:

Es importantísimo que durante los descansos no se haga nada, absolutamente nada relacionado a lo que estés trabajando. Los descansos (al igual que sucede con los recreos en las escuelas) ayudan al cerebro a recargarse de energía y mantenerte luego más tiempo concentrado durante el siguiente bloque de trabajo.

Este método está probado que funciona, pero siempre y cuando utilices concretamente ese tiempo para llevar adelante lo que estés haciendo.

Ventaja de la técnica:

- Es simple: Solo se necesita un reloj

- Ayuda a controlar distracciones.

- Periodos de trabajo cortos. Al aplicar este método ya no se realizan 10 horas de corrido. Sino que se tratan de breves periodos de trabajo.

- Es una técnica productiva. Se concentra la energía en una sola tarea, enfocada a terminarla, aumentando tu eficiencia.

- Motivación. Ayuda mucho a ver cuánto se puede hacer en 25 minutos, lo cual hace que se continué con buen ánimo.

- Los descansos regulares ayudan a continuar trabajando de forma productiva.

Desventajas de la técnica Pomodoro:

Inflexible : si no dispone de mucho tiempo, es posible que este método no sea el más adecuado para vos. Pero, se puede cambiar las sesiones para que se ajusten a su horario.

Este método de gestión del tiempo que les presenté hoy tiene como objetivo una mejor gestión del tiempo y flujos de trabajo optimizados. A mi me cuesta mucho no distraerme cuando escribo o estoy trabajando en algún proyecto, pero este método me ayuda mucho a enfocar la energía en la tarea que realizo.

Si este método no te llegara a funcionar, no te desanimes. Tratá de adaptar los intervalos de tiempo a tu rutina de trabajo o de aprendizaje y utilícelos de una manera que funcione para vos.

Espero que este articulo haya sido útil para tu trabajo bomberil.

Saludos, y gracias por haberme leído.

Edgardo Reina.

Profesor y bombero.

1- Procrastinar: Etimológicamente, “procrastinación” deriva del verbo en latín procrastinare, postergar hasta mañana. Sin embargo, es más que postergar voluntariamente. La procrastinación también deriva de la palabra del griego antiguo akrasia, hacer algo en contra de nuestro mejor juicio.